Không quá khi nói hoá đơn điện từ là một trong những giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, thời gian và cách lưu trữ an toàn, bảo mật nhất trong thời đại 4.0. Vậy đứng ở góc độ là doanh nghiệp trong thời đại mới bạn cần nắm những thông tin quan trọng nào liên quan đến loại hoá đơn này ??
Những gì doanh nghiệp cần biết về hoá đơn điện tử
Để việc chuyển đổi từ hoá đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo thông tư Thông tư 78 & Nghị định 123 của cơ quan nhà nước, quý doanh nghiệp cần nắm rõ những vấn đề liên quan đến hoá đơn điện tử dưới đây:
– Khái niệm về hoá đơn điện tử dễ hiểu nhất hiện nay
Căn cứ vào điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC thì hoá đơn điện tử chính là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử của doanh nghiệp về hàng hoá, dịch vụ được khởi tạo lập, gửi và nhận bằng cách lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử chỉ được khởi tạo trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế theo quy định của pháp luật.
– Có bắt buộc sử dụng hay không ??
Việc sử dụng hoá đơn điện tử là bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp có quy mô lớn hiện nay.
– Hoá đơn có mã xác thực là gì ??
Hóa đơn điện tử có mã xác thực chính là hoá đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực thông qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
– Hoá đơn điện tử có liên không ??
Hoá đơn điện tử không có liên. Do đó bên bán cũng như bên mua và Cơ quan thuế chỉ khai thác thông tin trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.
– Người tiêu dùng có thể nhận hoá đơn thông qua những hình thức nào ??
Có 2 cách để người tiêu dùng nhận hoá đơn điện tử 1 là người bán gửi trực tiếp và 2 là gửi thông qua hệ thống.
– Chữ ký điện tử và chứng thư số là gì ??
Chữ ký số điện tử chính là thông tin đi kèm theo dữ liệu nhằm để xác định người chủ của dữ liệu đó, hiểu một cách đơn giản hơn đây chính là con dấu điện tử của một doanh nghiệp. Còn chứng thư số chính là thư điện tử do doanh nghiệp cung cấp.
– Người mua có phải ký vào hoá đơn điện tử hay không?
Nếu là khách hàng lẻ thì không cần ký vào hoá đơn điện tử nhưng nếu là doanh nghiệp thì cần ký để kê khai thuế. Còn với hóa đơn điện, nước, viễn thông cũng không cần ký.
– Người mua kê khai Thuế như thế nào khi nhận được hóa đơn điện tử?
Người mua khi nhận được hoá đơn điện tử vẫn kê khai thuế như bình thường giống với hóa đơn giấy.
– Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa cũng như 2 bên chưa khai thuế thì xử lý như thế nào ??
1 là cả hai sẽ thỏa thuận để xoá bỏ hoá đơn ấy hay thay thế hoá đơn ấy bằng một hoá đơn khác.
– Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua cũng như đã giao hàng hóa và khai thuế đầy đủ nhưng phát hiện sai sót trên hoá đơn thì xử lý thế nào ??
Trong trường hợp này thì người bán và người mua sẽ phải lập văn bản thỏa thuận cũng như có chữ ký điện tử của cả hai bên về sai sót trên hoá đơn.
– Hoá đơn điện tử nên lưu trữ như thế nào ??
Theo như khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC có nêu rõ về việc lưu trữ hoá đơn điện tử thì theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn điện tử sau khi được khởi tạo cần phải lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, và thông thường là 10 năm. Hoá đơn giấy tự in, đặt in thì có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu do cháy, hỏng hoá đơn những với hoá đơn điện tử những điều này là khó xảy ra do đó doanh nghiệp cần làm việc với đơn vị cung cấp hoá đơn điện tử cho mình một cách rõ ràng ngay từ ban đầu.
Nếu còn thắc mắc gì thêm về hoá đơn điện tử hãy liên hệ với VACHI ngay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời nhé.
